Organiser un loto est un bon moyen pour une association de récolter des fonds et financer de nouveaux projets. Cependant sa mise en place peut prendre beaucoup de temps et nécessite une organisation et une logistique assidue. Nous conseillons de débuter les démarches au minimum 3 mois avant la manifestation.

Organiser un loto

1 - Choisir la date de votre loto

Généralement la saison des lotos s’étend de Septembre à Avril et ils sont principalement organisés durant les week-end.
Avant de fixer la date de votre loto il est important d’effectuer quelques vérifications :

- Vérifier les dates des autres lotos annoncés aux alentours
- Tenir compte des événements organisés dans votre commune et alentours
- Vérifier les jours féries et éviter les veilles de week end prolongé ou de vacances
- Contacter la salle pour vérifier la disponibilité

2 - Choisir la salle

Avant de se précipiter, il vous faut déterminer le nombre de personnes que vous souhaitez accueillir et adapter vos recherches en conséquence. De plus, il vous faudra également prendre en compte les équipements fournis par la salle (chauffage, sanitaires, parking, tables et chaises, sonorisation, bar, estrade ...) et le tarif en fonction de votre budget.

Vous pouvez vous rapprocher de la mairie de votre commune car certaines municipalités peuvent mettre gratuitement une salle à disposition d’une association de la même commune.
Si les équipements mobiliers et techniques ne sont pas fournis, il vous faudra penser à vous faire prêter le matériel ou à le louer.
Idéalement il vous faudrait avoir les clés de la salle la veille de la manifestation afin de pouvoir tout installer.

3 - Les démarches administratives pour votre loto

Auprès de votre mairie
Il est nécessaire de déclarer la manifestation à la mairie pour qu’elle vous délivre une autorisation. De plus, si vous souhaitez installer une buvette, une autorisation de la mairie doit être délivré indiquant la catégorie de boissons.

Auprès de la gendarmerie
Il est nécessaire de déclarer votre manifestation auprès de la gendarmerie ou du comissariat de police.

Auprès de la SACEM
Si vous diffusez de la musique durant le loto, pensez à prevenir la SACEM (Société des Auteurs, Compositeurs et Éditeurs de Musique).

Auprès de votre compagnie d’assurance
Pensez également à déclarer la manifestation auprès de la compagnie d’assurance de l’association.

4 - Constituer une équipe

Pour qu’un loto soit bien organisé, nous vous conseillons de mettre en place une équipe de bénévoles ayant des rôles bien définis. Généralement, nous vous conseillons une équipe d’au moins 5 personnes pour un loto dit «moyen» (100 à 250 personnes) et une équipe plus conséquente pour un «grand loto» (+ de 250 personnes).

Voici les différents postes pour l’organisation d’un loto (cette liste vous servira d’exemple, il vous faudra adapter les postes en fonction de la taille de votre loto et du nombre de personnes que vous souhaitez accueillir).

Responsable de caisse
Contrôleurs (Ils seront chargés de la validation des cartons et lorsqu’un gagnant se manifeste, ils devront contrôler son carton)
Animateur (Muni d’un micro, il est chargé d’annoncer les lots en jeu ainsi que le nombre de ligne pour lequel on joue. Il annoncera également les numéros au fur et à mesure.
Responsable buvette (Prévoir des personnes en plus lors de l’entracte pour le service).

Organiser un loto

5 - Déterminer le nombre de cartons de loto et de parties spéciales

Sachant que vous avez déjà déterminé le nombre de joueurs que vous attendez (prendre en compte la capacité de la salle que vous avez choisi), il vous faut déterminer le nombre de carte de loto à prévoir.
Nous comptons en moyenne 4 / 5 cartons par personne. Mais il faut savoir que les joueurs de loto adorent avoir du choix alors nous vous conseillons de prévoir toujours un peu plus pour permettre ce choix et pour ne pas avoir de ruptures.

Organiser un loto

De plus, vous pouvez également organiser une tombola durant votre loto. Il vous faudra prévoir des tickets spécifiques et proposer la vente de ces billets à l’entrée de loto ainsi que pendant l’entracte. Un lot spécifique devra être prévu pour le tirage au sort de la tombola.

6 - Déterminer le matériel nécessaire

Cartons de loto
Boulier (options : tableau d’affichage et afficheurs )
Pions de marquage
Tampon de validation
Parties spéciales
Tickets de tombola
Caisses et fonds de caisses
Liste des lots + Règlement
Factures et garanties des lots
Sono et micro
Mobilier si non prévu dans la salle (tables et chaises)
Prévoir des «Bons pour» indiquant le nombre de cartons et le prix payé

Vous pouvez trouver les articles de loto (  cartons  pions de marquage  boulier  tableau d’affichage   parties spéciales  

tickets de tombola  tampon de validation ... sur le site www.cartaloto.net ).

organiser un loto

7 - Déterminer les lots

Cette étape est primordiale car c’est la nature de vos lots qui vont attirer les participants. Il vous faut prévoir autant de lot que de parties à jouer. Il faudra consacrer du temps à la détermination et à la recherche de ces lots.

Généralement les lots sont constitués d’articles d’électroménager (cafetière, four, thermomix ...), audovisuel (téléviseur, ordinateur, tablette, appareil photo ...), de bons d’achat, de nourriture (panier garnis, lot de viandes ...) ...

Organiser un loto

8 - Rédiger un réglement

Il est indispensable d’établir des règles qui pourront être consultées par tous les joueurs. Énoncez toutes les règles du jeu une par une.

9 - Communiquer

Le but de votre loto est de faire venir les personnes, et cela passe par la COMMUNICATION.
Nous vous conseillons de faire réaliser des flyers avec les principales informations :

  • le nom de l’association
  • date
  • lieu
  • horaire d’ouverture
  • le tarif
  • le nombre de parties
  • présence d’une buvette

Organiser un loto communication

Dans les mois qui précèdent votre loto, distribuez ces affichettes aux commerçants de la commune. De plus, vous pouvez vous rendre dans les lotos des alentours pour y déposer quelques flyers et n’hésitez pas à demander à un responsable de passer une annonce au micro pour annoncer votre manifestation. Cela vous permettra de communiquer directement à votre cible : les amateurs de loto.

Vous pouvez également mettre une annonce dans le journal local, à faire apparait environ 1 semaine avant votre loto. Si vous avez la possibilité vous pouvez aussi réaliser une annonce pour la radio locale.

Communication loto

Exemples d'affichettes:

communication loto

A savoir: 

Le loto, qui peut l’organiser ?

Loi du 21 mai 1836 portant sur la prohibition des loteries modifiée par la loi n° 2004-204 du 9 mars 2004
L’organisation d’un loto est autorisée lorsqu’il remplit les conditions suivantes :
- Le but doit être culturel, scientifique, éducatif, sportif ou social
- Il doit être organisé dans un cercle restreint (des personnes extérieures à l’association peuvent y participer. Le public attendu ne doit pas être disproportionné au regard du caractère local de la manifestation et doit donc être limité géographiquement.)
- Les mises doivent être de faible valeur et d’un montant maximum de 20€
- Les lots doivent être des biens, des services ou des bons d’achat non remboursables. Les lots ne peuvent pas être des sommes d’argents.

Important :
o Le loto à but lucratif est strictement interdit.
o Une même association ne peut organiser plus de 3 lotos par an.